Порядок отражения в учете денежных документов

Особенности ведения фондовой кассовой книги

У бухгалтеров часто возникают вопросы о порядке ведения Кассовой книги (ф. 0504514) в части отражения в ней операций с денежными документами.

С одной стороны, согласно требованиям приказа Минфина России от 01.12.2010г. № 157н "Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению" (далее – Инструкция № 157н), приказа Минфина России от 15.12.2010 № 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" листы кассовой книги с отметкой "Фондовый" должны идти вместе с листами, отражающими движение наличных денежных средств, со сквозной нумерацией.

С другой стороны, это не слишком удобно: если за один день есть операции и с наличными деньгами, и с денежными документами, то может не быть переходящего остатка с листа на лист. Также не будет соответствия номеров ордеров с листа на лист. Поэтому нередко бухгалтеры ведут две различные кассовые книги – наличную и фондовую.

В 2009 г. в приказе Минфина России от 30.12.2008 № 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" было требование об отражении операций с денежными документами в кассовой книге. На основании этого, а также, ссылаясь на п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 ("каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу") контролирующие органы утверждали, что по фондовой кассе нельзя вести отдельную книгу. В настоящее время Порядок № 40 утратил силу, с 01.01.2012 вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П.

Положение № 373-П отменило норму о единой кассовой книге. Это значит, что теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе (данное правило утверждается в учетной политике учреждения).

Особенности расчетов с подотчетными лицами с применением денежных документов

Основным направлением расходования денежных документов является их выдача в подотчет. Требования к расчетам с подотчетными лицами, установленные пп. 213, 214, 216 Инструкции № 157н, несколько отличаются в зависимости от того, осуществляются расчеты наличными денежными средствами или с применением денежных документов. Сравнительный анализ требований представлен в следующей таблице:


Пункт Инструкции № 157н

Операция


Денежные средства


Денежные документы 


213


Выдача


По распоряжению руководителя на основании заявления сотрудника, на определенный срок и цели


На соответствующие цели (заявление, распоряжение и срок не упомянуты)


214


Увеличение дебиторской задолженности


Только при отсутствии задолженности по денежным средствам (наличие задолженности по денежным документам не оговаривается, т. е. денежные средства могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности по денежным документам)


Не оговаривается (т. е. денежные документы могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности как по денежным средствам, так и по денежным документам)


216


Уменьшение дебиторской задолженности


На основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов


Как видно из табл. 2, если в учреждении одним и тем же сотрудникам выдаются в подотчет как денежные средства, так и денежные документы, особенно если это происходит по одним и тем же статьям (подстатьям) КОСГУ, важно вести раздельный учет расчетов.

Действующая Инструкция № 157н и инструкции по применению планов счетов не содержат соответствующих учетных механизмов разделения счета 208 00 на расчеты за счет денежных средств и за счет денежных документов. Такое разделение можно предусмотреть в рамках учетной политики, например, с помощью добавления к счету 208 00 дополнительных аналитических кодов.

Корреспонденция счетов для отражения операций с денежными документами

Для денежных документов в соответствии с их спецификой предусмотрен менее широкий набор возможных хозяйственных операций, чем для наличных денег (бухгалтерские записи не отличаются для казенных и бюджетных учреждений и не зависят от источника финансового обеспечения):


№ п/п


Содержание операции


Бухгалтерская запись


дебет счета


кредит счета


Поступление денежных документов


1


Поступление от поставщика услуг или товаров


0* 201 35 510


0 302 00 730


2


Приобретение денежных документов через подотчетное лицо:


 


 


 


- выдача наличных денег в подотчет на приобретение денежных документов;


0 208 00 560


0 201 34 610


 


- предоставление авансового отчета о расходовании наличных денежных средств с приложением приходного кассового ордера с отметкой "Фондовый"


0 201 35 510


0 208 00 660


3


Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений


0 201 35 510


0 304 04 510

0 401 10 151

0 401 10 180


4


Возврат от подотчетного лица денежных документов, ранее выданных в подотчет


0 201 35 510


0 208 00 660


5


Выявление излишков при инвентаризации


0 201 35 510


0 401 10 180


6


Возмещение недостачи денежных документов в натуральной форме


0 201 35 510


0 209 82 660


Выбытие денежных документов


7


Выдача в подотчет


0 208 00 560


0 201 35 610


8


Передача безвозмездно государственным (муниципальным) учреждениям


0 304 04 510

0 401 20 251

0 401 20 241


0 201 35 610


9


Списание недостачи


0 209 82 560


0 201 35 610


10


Списание на чрезвычайные расходы


0 401 10 172

0 401 20 273


0 201 35 610


______________

* Здесь и далее вместо 0 следует указать соответствующий код вида финансового обеспечения (деятельности).

Типичной ошибкой в учете денежных документов является одномоментное списание всех приобретенных денежных документов при их выдаче ответственному сотруднику (по аналогии со списанием материальных запасов при выдаче в эксплуатацию, что допускается Инструкцией № 157н). В этом случае возникает вопрос о том, как обосновать такое списание. Например, каким образом бухгалтер сможет оправдать разовое списание 1000 конвертов, когда согласно журналу исходящей корреспонденции за месяц отправлено только 100 писем.

К авансовому отчету о расходовании денежных документов необходимо приложить соответствующие подтверждающие документы, например:


при расходовании марок и конвертов – реестр корреспонденции, а в случае порчи – непосредственно испорченные конверты;
при расходовании путевок в санатории (дома отдыха) – отмеченные корешки путевок;
при пополнении счета сотовой связи (доступа к Интернету) с помощью карт оплаты – расшифровку операций по счету, подтвержденную поставщиком услуг.

Карты оплаты, например, за сотовую связь, нередко продаются дороже номинала, т. е. за карту номиналом 150 руб. приходится платить 160 руб. В этом случае следует правильно отразить операцию по статьям КОСГУ, ведь на самом деле услуги связи приобретаются только на сумму 150 руб., а 10 руб. – это прочие услуги. В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:


в части номинала карты оплаты услуг сотовой связи

Дебет 0 201 35 510

Кредит 0 208 21 660


в части наценки к номиналу

Дебет 0 401 20 226

Кредит 0 208 26 660

Всегда ли следует отражать денежные документы в учете

На первый взгляд, вопрос кажется несколько странным. Однако на практике нередко встречается ситуация, когда, получив в подотчет наличные деньги, сотрудник приобретает денежные документы и тут же их расходует, например, приобретает на почте марки и наклеивает их на бандероль или приобретает карту оплаты сотовой связи и сразу же ее активирует. Формально здесь имеют место операции с денежными документами, но оснований для отражения их оборотами по фондовой кассе нет, т. к. через кассира они не проходят.

Основания для отражения денежных документов по фондовой кассе имеются в следующих случаях:


когда денежные документы приобретаются по безналичному расчету;
когда денежные документы приобретает за наличные деньги один сотрудник, а расходует другой;
когда приобретенные денежные документы выдаются сотрудникам по частям, а невыданный остаток хранится в кассе.

Если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то в общем случае к авансовому отчету должны быть приложены как документы, подтверждающие приобретение денежных документов, так и документы, подтверждающие их расходование.

Клерк.ру

Другие новости по теме:




Популярные новости
ФинОмен в соц.сетях:
Календарь
Архив новостей