Выдача валюты на командировки

С 1 ноября 2010 года обменять рубли на иностранную валюту можно только в банках. Обменных пунктов теперь нет. При этом банкам запрещено устанавливать ограничения по номиналу и году выпуска находящихся в обращении денежных знаков иностранных государств, а также по суммам покупаемой и продаваемой валюты. По окончании проведения операции по просьбе физического лица банк должен выдать ему документ, подтверждающий проведение операции. Все эти изменения прописаны в инструкции ЦБ РФ от 16 сентября 2010 г. № 136-И (зарегистрирована Минюстом России 1 октября 2010 г.). И если турфирма направляет работника в загранкомандировку, ей нужно учесть эти нововведения.

КАКИЕ РАСХОДЫ ОПЛАЧИВАЮТСЯ РАБОТНИКУ
Работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд и проживание возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

1) расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

2) обязательные консульские, а также аэродромные сборы;

3) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

4) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

5) иные обязательные платежи и сборы.

Также работнику выплачиваются суточные, но не в рублях, а в иностранной валюте. Размер суточных при зарубежных командировках должен быть предусмотрен в коллективном договоре (п. 16 Положения). При расчете размера суточных нужно учесть особенности, установленные пунктами 17 и 18 Положения:

– за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по России;

– со дня пересечения границы при выезде из РФ (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для страны, в которую направляется работник;

– со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для внутренних командировок.

ПРИОБРЕТЕНИЕ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ВЫДАЧИ АВАНСА
Аванс на загранкомандировку можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях с тем, чтобы работник самостоятельно купил наличную валюту в банке.

Итак, для выдачи работнику денег под отчет турфирма может:

– снять валюту со своего текущего валютного счета, если на нем есть необходимые средства;

– купить валюту в банке;

– выдать работнику рубли для того, чтобы он сам купил валюту в банке.

Турфирма снимает валюту со счета
О том, как это сделать, говорится в Указании ЦБ РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Если компания решила снять со своего счета деньги в иностранной валюте, она должна подать в банк письмо на ее получение, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком. В нем должны быть указаны реквизиты, перечисленные в пункте 2.1 Указания:

– наименование турфирмы;

– дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;

– номер банковского счета;

– Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;

– реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя;

– наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.

В бухучете снятие денег с валютного счета компании оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 52

– поступила в кассу наличная валюта с банковского счета турфирмы.

Получив из банка наличную валюту, кассир должен, во-первых, оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Во-вторых, зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию в кассовой книге по форме № КО-4. Напомним, что данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Турфирма покупает валюту у банка
В таком случае турфирма должна дать банку поручение на покупку валюты, перечислив ему необходимую сумму в рублях. При этом нужно учесть несколько нюансов.

Сумму приобретенной валюты нужно отразить в учете как в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на дату поступления денежных средств, так и в валюте (п. 4 – 6 ПБУ 3/2006).

Если курс покупки валюты отличается от курса ЦБ РФ на эту дату, то в учете турфирмы возникнет разница между перечисленными в рублях средствами и рублевым эквивалентом купленной валюты, рассчитанным по официальному курсу.

Если валюта куплена по курсу выше официального, то по данной операции у компании возникнет расход, который включается в бухучете в состав прочих (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете – в состав внереализационных (подп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Если же валюта куплена дешевле, то в бухучете возникнет прочий доход (п. 7 ПБУ 9/99), в налоговом учете – внереализационный доход (п. 2 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

Комиссию, уплаченную банку за приобретение валюты, следует включить в бухучете в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99), в налоговом учете – в состав внереализационных (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Валюту покупает сам работник
Наличную валюту для командировки может приобрести и сам работник. На эти цели турфирме нужно выдать ему аванс в рублях:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выдан аванс на приобретение валюты для командировки.

Но обратите внимание: теперь валюту можно купить только в банке, обменные пункты прекратили свою работу. При покупке валюты работнику должен быть выдан оправдательный документ. Иначе турфирма не сможет признать расходы по обмену в учете.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ВЫДАЧИ АВАНСА
Аванс командировочные работнику можно выдать двумя способами: наличными из кассы или же в безналичном порядке.

Аванс из кассы
В Федеральном законе от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» нет прямого указания, что расчеты в валюте можно (или нельзя) осуществлять через кассу. На этом основании Президиум ВАС РФ в постановлении от 18 марта 2008 г. № 10840/07 сделал вывод, что выдачу работнику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с зарубежными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся работникам на эти цели.

Аванс по безналичному расчету
Деньги можно перечислить работнику на банковскую карточку. Однако только в том случае, если банковская карта оформлена на юридическое лицо, а не на работника. Дело в том, что компании не могут выдавать под отчет денежные средства своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это:

– командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;

– счета за проживание;

– ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границы и другие документы, связанные с командировкой.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Командировочные затраты включаются в бухучете в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет.

Перерасход валюты по авансовому отчету
Сумма утвержденного валютного перерасхода включается в состав расходов по курсу на дату утверждения авансового отчета (это правило действует для бухгалтерского учета). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В бухгалтерском учете бухгалтер сделает следующие проводки.

На дату выдачи аванса:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 52

– получена из банка валюта в кассу;

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Валютная касса»

– выдана из кассы валюта работнику на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

– отражены расходы на командировку по курсу на дату выдачи аванса.

На дату погашения перерасхода:

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в рублях»

– выдана работнику в рублях сумма перерасхода по авансовому отчету;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» (71)
КРЕДИТ 71 (91 субсчет «Прочие доходы»)

– отражена отрицательная (или положительная) курсовая разница по возмещению командировочных расходов.

В налоговом учете общая сумма командировочных расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, определена по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 7, 10 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Это при методе начисления.

Оприходование неизрасходованной валюты в кассу
Остаток подотчетных сумм, не израсходованных во время командировки, работник должен сдать в кассу турфирмы в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу, пересчитав ее в рубли по курсу на день возврата работником (п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности):

ДЕБЕТ 50 субсчет «Валютная касса»
КРЕДИТ 71

– возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств, выданных на командировочные расходы.

Положительная курсовая разница, возникшая из-за разницы курсов валюты на дату возврата остатка денег и на дату выдачи аванса, включается в состав прочих доходов турфирмы, отрицательная – в состав прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).

Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №11, ноябрь 2010 г.