Вскрываем письма: в 1С:Документооборот теперь фиксируется факт подписания документов

Мы начинаем , в которой будем рассказывать о новых «фишках», появившихся в программе «1С:Документооборот 8».

Исходя из сложившейся делопроизводственной практики, документы, по которым ведется учет по контрагентам, подписываются сторонами. Это могут быть договоры, соглашения, первичные документы. Для этого в новой версии программы (в версиях КОРП, ДГУ) появилась .

Теперь в карточке внутреннего документа можно указать, какой стороной и когда был подписан (или не подписан) документ.

Рис. 1

Для документов, по которым не ведется учет по контрагентам, в программе по-прежнему поддерживается утверждение внутри предприятия. Речь идет о таких документах, как приказы, распоряжения, служебные записки.

Рис. 2

Возможность фиксировать факт подписания документа сторонами доступна, если по виду документа ведется учет по контрагентам.

За выбор варианта подписания отвечает одноименная настройка вида внутреннего документа: Настройка – Вариант подписания.

Доступны следующие варианты подписания:

• Мы и контрагент(ы),
• Не подписывается,
• Только контрагент(ы),
• Только мы.

Если документ является договором, вариант подписания автоматически устанавливается в значении Мы и контрагент(ы).

Рис. 3

Добавить стороны, подписывающие документ, можно следующими способами:

• по умолчанию для всех документов вида – в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Реквизиты документа;
• в карточке каждого документа этого вида на закладке Реквизиты.

Рис. 4

Факт подписания документа и дата заполняются ответственным сотрудником в карточке документа вручную.

Для анализа документов, которые по каким-то причинам не были подписаны, предусмотрен отчет Неподписанные внутренние документы. Он открывается из панели отчетов раздела Документы и файлы.

Также с помощью команды Изменить форму в список внутренних документов можно вывести колонку Подписан всеми.

по документам, для которых ведется учет по контрагентам, запуск процесса Утверждение недоступен. Если, согласно локальным нормативным актам вашего предприятия, вид внутреннего документа требует отправки на внутреннее утверждение, в карточке этого вида необходимо установить настройку Использовать утверждение. В этом случае по документу будет отключено ведение учета по контрагентам, документ можно будет отправить на утверждение, а в карточке документа будет доступно поле Подписал.

Рис.5