Проездные расходы при командировках

Новости бухгалтерии | 24-11-2011, 05:53 |

По мнению финансистов, в целях налогообложения прибыли можно учесть затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения (письмо Минфина России от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558).

Налоговый учет расходов
Статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в случае направления специалиста в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему в том числе и расходы на проезд. В налоговом учете расходы на возмещение проездных расходов учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (как командировочные). Принимаются они и при «упрощенке». Основанием для этого служат положения подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. А в целях исчисления НДФЛ такие выплаты считаются компенсацией, поэтому налог с нее не удерживают (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Приобретение электронного билета
Если авиабилет приобретен в электронном виде, расходы на его покупку подтверждают (письмо Минфина России от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34):
1) маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
2) посадочный талон, который подтверждает сам факт перелета. Отметим, что, согласно пункту 84 приказа Минтранса России от 28 июня 2007 г. № 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров…”», при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне может указываться дополнительная информация.
Но как быть, если посадочный талон потерян?
Поскольку его выдает авиаперевозчик, то в случае утери посадочного талона командированному работнику нужно получить в авиакомпании справку, содержащую информацию, необходимую для подтверждения перелета. И тогда туристическая фирма сможет учесть проездные расходы в целях налогообложения. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33.
Расходы работника на проезд в такси
Надо сказать, что законодательство не ограничивает вид транспорта, которым может воспользоваться командированный работник, чтобы добраться до места назначения (и обратно). Получается, что отправиться в служебную поездку он может и на такси.
Как отметили чиновники Минфина России в письме от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, компенсация документально подтвержденных расходов на такси для командированного сотрудника не облагается налогом на доходы физлиц, даже если он едет на такси до места командировки.
Получается, что чиновники признают такую выплату обоснованной. А значит, стоимость проезда в этом случае можно учесть и в целях налогообложения.
Во всяком случае и ранее чиновники разрешали учитывать при расчете налога на прибыль расходы на проезд на такси до аэропорта и обратно, а также в самой командировке (письма Минфина России от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, УФНС России по г. Москве от 30 декабря 2009 г. № 16-15/139297).
Однако рекомендуем не забывать про экономическую обоснованность затрат и приготовить для проверяющих инспекторов аргументы, которые позволят доказать, что проезд на такси был целесообразен.
Задержка в командировке
Бывает, что работник выезжает в командировку ранее указанного срока. Или, наоборот, задерживается в служебной поездке. Обычно это характерно для загранкомандировок. Скажем, когда командировка заканчивается в пятницу, а работник решает провести в месте назначения еще и выходные.
Ранее вопрос о том, можно ли признавать в целях налогообложения проездные расходы в указанных случаях, вызывал много споров.
Однако сейчас чиновники занимают следующую позицию.
Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения, если задержка выезда специалиста из места командировки (либо более ранний выезд к месту назначения) согласован с руководством.
Об этом сказано, например, в письме Минфина России от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558.
Это логично. Ведь независимо от срока командировки проездные расходы имеют место. Иначе говоря, оплачивать билет работнику приходится и в том случае, когда он возвращается в срок.
Важно запомнить Расходы на проезд работника на такси во время командировки (и даже к месту назначения) можно учесть в целях налогообложения прибыли и при «упрощенке». Также можно учесть и расходы на оплату проезда в случае, если работник задержался в поездке по личной инициативе (например, на выходные или праздники). Причем суммы указанных возмещений можно рассматривать в целях исчисления налога на доходы физических лиц как компенсацию. И соответственно, не удерживать с нее налог.

Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №11, ноябрь 2011 г.

Другие новости по теме:

Можно ли учесть в расходах оплату проезда к месту командировки, если сотрудник задержался после ее окончания?	Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно на такси учитываются при УСН
Расходы на проезд в городском транспорте – командировочные траты	Проездные расходы в командировке