Интернет-конференция " Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем"

Анонимный пользователь: Наша организация собирается переходит на электронный документооборот в отношения с контрагентами. Нужно ли нам заключать двусторонний договор с каждым из них?

Павел Чижов: Если Вы начинаете электронный документооборот в рамках Системы Подтверждения Подписи Должностных Лиц (СППДЛ) - заключать двусторонние договора не надо, все необходимые положения уже содержатся в регламенте СППДЛ.

Пользователь gag: Сдала в пенсионный фонд РСВ-1 за полугодие в электронном виде, через Аргос-налогоплательщик. Квитанции из пенсионного фонда так и не дождалась, ушла на больничный. Позавчера, подключилась к Аргосу и увидела

1) нет ни протокола, не квитанции из Пенсионного фонда;
2) письмо из Пенсионного фонда, что мы не сдали декларацию за полугодие

Подтверждение, что файл доставлен в Аргос есть. Просто на странице слова "доставлено". Созвонилась с пенсионным фондом, там нашли наш файл в папке "ошибки" неверная цифровая подпись. Хотят получить Акт от Аргоса-налогоплательщика (не очень понимаю, что за акт) и наши Print Screen с подтверждением отправки именно этого отчета, а не чего-то другого.

Аргос пообещал Акт предоставить. Вчера акт не был готов. Сегодня мне сообщили, что одним из условий написания акта является отправка повторно декларации за полугодие и получение квитанции от пенсионного фонда. Про дату получения акта молчат упорно ("хотя все разговоры записываются" в целях улучшения обслуживания). Сегодня вечером по почте получили письмо от Аргоса со счетом и счет-фактурой уже ранее полученными письмом 4 месяца назад, дата отправки вчера 27.10.10г. Завтра планируем, если акт, так и не подготовят (а думаю не подготовят), отвезти в канцелярию Аргоса официальное письмо с просьбой подготовить акт. Как этот Акт называется? Нам в письме назвать. У кого были подобные случаи?
P/S Сумма штрафа предъявляемая пенсионным фондом составляет без малого 400000 руб...

Павел Чижов: Опять вопрос не совсем по теме, но что поделать... Во-первых, обратите внимание на ошибку - неверная (т.е. недействительная) ЭЦП. Возможные причины - недействительный сертификат. Проверьте статус сертификата вашей ЭЦП, и, что особенно важно, определите момент, когда срок действия сертификата истек (если все же истек). Вполне возможно, что подписывали вы документ действительной ЭЦП, но при проверке система уже выдавала ошибку. В этом случае Закон на вашей стороне (важно именно время подписания). Кстати, от Аргоса Вам необходимо получить Акт, свидетельствующий о получении вполне определенных электронных документов (фактически, о том, что Вы отправили именно тот отчет, который имеется в виду).

Анонимный пользователь: Как долго действует ЭЦП? Через сколько времени ее придется обновлять? Сколько это стоит?

Павел Чижов: Сертификат ключа ЭЦП действует всегда в течении ограниченного времени. Срок действия определяется Удостоверяющим Центром; в СППДЛ он составляет максимум 1 год. Если полномочия должностного лица истекут раньше (т.е. доверенность на право совершения определенных действий - подписания тех или иных документов - будет действовать менее 1 года), то срок действия сертификата также будет сокращен. Плановая замена сертификатов ключей ЭЦП производится автоматически и бесплатна для пользователя.

Анонимный пользователь: Как быть, если наша организация использует электронный документооборот, а контрагент - нет?

Павел Чижов: Главное требование документооборота - контрагенты должны использовать одинаковые методы, т.е. либо бумажный, либо электронный документооборот. Отсюда два варианта действий: либо продолжать работать с этим контрагентом по старинке, с бумагами, либо предложить ему также присоединиться к системе электронного документооборота. Это не требует значительных финансовых и временных вложений, а скорость и удобство документооборота возрастут во много раз.

Анонимный пользователь: Зачем в сертификате указывать область применения? Почему нельзя сделать единую ЭЦП для подписания любых документов?

Павел Чижов: Область применения ЭЦП должна быть указан в сертификате ключа ЭЦП в соответствии с требованиями №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Более того, и применение ЭЦП признается правомочным (с точки зрения равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи) только в области, указанной в сертификате. Это требование абсолютно логично - в каждой области деятельности могут существовать свои доверенные Удостоверяющие центры. Так что сделать единую ЭЦП на все случаи жизни пока сделать нельзя.
С точки зрения рутинного документооборота, указание области применения ЭЦП - необходимый способ контроля полномочий подписанта. Так, в Системе Подтверждения Подписи Должностных Лиц типы документов, которые может подписывать должностное лицо, указываются непосредственно в сертификате ЭЦП, а при работе в системе соответствие полномочий проверяется автоматически.

Анонимный пользователь: Как Вы считате как в дальнейшем органы власти будут воздействовать на фирмы с целью стимулирования перехода на электронный документооборт с ЭЦП? На самом деле использование ЭЦП - должно быть правом, а у нас это делается обязаловкой. Какие тенденции за рубежом в этой связи?

Павел Чижов: Это может быть и обязаловкой. Государство имеет право устанавливать стандарты отчетности для компаний, и с этой точки зрения требование подавать отчетность вообще (например, в бумажной форме) ничем не отличается от требования подавать отчетность именно в электронной форме. Согласен, что необходимо найти более цивилизованные методы убеждения (например, льготы компаниям, перешедшим на элеткронный документооборот), но такие способы у нас, к сожалению, не распространены. Так что стоит готовиться к дискриминации "отстающих" со стороны контролирующих организаций.

За рубежом ЭЦП используется весьма широко, так что вопрос "принуждения" у них уже не актуален. ЭЦП есть просто более удобный и более выгодный инструмент - и компании сами начинают стараться перейти на электронный документооборот, без принуждения со стороны государства. Свою роль играет и более развитой рынок услуг по защите информации, и менее строгие требования к участникам рынка.

Анонимный пользователь: Как осуществляется пересылка электронной документации и какова вероятность утраты документов, или их подделки в процессе пересылки?

Павел Чижов: Доставка электронных документов осуществляется, в основном, по электронной почте. В Системе Подтверждения Подписи Должностных Лиц (СППДЛ) письмо с документом (или с уведомлением о появлении в системе нового документа на подписание) приходит со специальной ссылкой-подтверждением. Если получатель не перешел по ссылке (не подтвердил получение письма), то система продолжает слать ему письма с нарастающей задержкой.

Через 3 дня молчания администраторы СППДЛ свяжутся с организацией "молчуна" для определения причин трудностей. Дополнительно при выборе услуги хранения копии документов на сервере СППДЛ вы сможете в любой момент скачать оригинал документа и ЭЦП к нему по зашифрованному (SSL или ГОСТ 28147-89) каналу связи. Кстати, конфигурация СППДЛ позволяет дополнительно организовывать в вашей организации защищенную сеть ViPNet с шифрованием сетевого трафика по ГОСТ 28147-89. Шифрование канала - надежный способ предотвратить перехват информации. Что касается подделки - не зная ключевую пару при существующем уровне техники ЭЦП документа подделать невозможно. Так что даже если злоумышленник сможет перехватить письмо и внести изменения в оригинал документа - подпись станет недействительной, что сразу выявит любая проверка.

Анонимный пользователь: Могут ли возникнуть трудности при обмене электронными документами с цифровой подписью между деловыми партнерами? Если да, то какие, и как их возможно избежать.

Павел Чижов: Трудности возникнуть могут в том случае, если Вы и Ваш контрагент не используете единую систему применения ЭЦП для электронного документооборота между организациями. Причины этого: сложность контроля достоверности ЭЦП контрагента и статуса сертификата ключа ЭЦП контрагента, невозможность контроля времени подписания, сложность контроля полномочий подписанта, возможные проблемы с доставкой документов. Использование единой системы (электронных торговых площадок для заключения торговых сделок, Системы Подтверждения Подписи Должностных Лиц для любых типов документов) гарантирует устранение этих проблем

Пользователь GaLLik: Добрый день. 22 октября отправила в ПФР через "Такском-Спринтер" - уточненку по РСВ за полугодие, только 26 октября пришел от ПФР ответ, что уточненка не принята, с длинным списком ошибок, которых у нас нет...

Т.е. к примеру в ошибки они пишут что в 5 графе таблицы 4.1. сумма д.б. равна сумме по месяцам плюс сумма за предыдущий период (1 квартал т.е.) - нарастающим итогом, и пишут сумму, которую они ожидают там увидеть, и их итог равен только сумме по месяцам, без учета предыдущего периода. У нас в отчете все верно, а от ПФР список ошибок с неправильными расчетами с их стороны... ну и как следствие наша уточненка не принята, и я не могу даже отправить сейчас 9-ти месячную РСВ! А осталось только 2 дня. В ПФР дозвонится не могу... что делать-то? Заранее спасибо!

Павел Чижов: Могу рекомендовать следующий порядок действий:
1) Обратитесь к техподдержке "Такском-Спринтер". Они как минимум кажут на возможные причины.
2) Сохраняйте ВСЕ! исходные электронные документы, ЭЦП, ответы ПФР - они могут Вам понадобиться.
3) Если ничего не поможет - с сохраненными электронными документами и всем остальным идете в суд (после того, как ПФР наложит на Вас штраф). Электронные документы будут нормальной доказательной базой. Но вначале, все-таки, свяжитесь с техподдержкой "Такском-Спринтер".

Анонимный пользователь: Кто может быть владельцем ЭЦП? Прошу уточнить, на кого можно оформить ЭЦП, обязательно ли владельцем ЭЦП должен быть руководитель организации, может ли один человек иметь несколько ЭЦП?

Павел Чижов: В принципе, ЭЦП можно оформить на любое должностное лицо организации, на индивидуального предпринимателя, даже на физическое лицо (не самый частый случай). Руководитель организации (лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности) может и не быть владельцем ЭЦП - это не является обязательным условием работы. Правда, если ни у одного из должностных лиц - владельцев ЭЦП нет полномочий генерального директора (делегированных, например, по доверенности) использование Системы Подтверждения Подписи Должностных

Лиц становится чуть менее удобным и универсальным (большая часть документов так или иначе требует подписи лица с полномочиями генерального директора). А вот несколько ЭЦП один человек может иметь без всяких проблем. Классический пример - совместитель должностей генерального директора и главного бухгалтера будет иметь 2 ЭЦП.

Пользователь litahmaksimova: Какие основные препятствия Вы видите в том, что в настоящее время многие компании (особенно малого бизнеса) не используют ЭЦП или используют достаточно редко?

Павел Чижов: На мой взгляд, основной причиной не слишком активного использования ЭЦП до последнего времени являлось отсутствие удобного инструмента ее применения - с удобным и универсальным интерфейсом, доступного всем контрагентам, недорогого в использовании и обеспечивающего автоматический контроль условий правомочности ЭЦП в соответствии со Ст. 4 №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (статус сертификата + полномочия подписанта + время подписания). Именно такой инструмент мы и создавали в ходе разработки Системы Подтверждения Подписи Должностных Лиц.

Анонимный пользователь: Вопрос о сроках. Подскажите, пожалуйста, в какие сроки изготовят ЭЦП?

Павел Чижов: После предоставления комплекта документов и заключения договоров Вы получите ключевой носитель не более, чем за 3 рабочих дня.

Анонимный пользователь: Как Вы считаете насколько наши органы власти (федеральные и региональные) готовы к переходу на электронный документооборот с технической стороны и со стороны подготовки персонала? И готова ли наша законодательная и судебная база к полномасштабному использованию ЭЦП в обществе?

Павел Чижов: Считаю, что готовность органов власти к переходу на электронный документооборот высока. Согласно Федеральной Целевой Программе «Электронная Россия» к концу 2010 года все государственные ведомства должны перейти на электронный документооборот, и в большинстве учреждений такой переход в том или ином виде уже произошел. В этом направлении государственные структуры на настоящий момент где-то опережают и бизнес. Я полагаю, Ваша организация уже перешла на подачу отчетности в контролирующие организации (ПФР, ФСС, налоговая инспекция) в электронном виде, причем инициатива здесь во многом, заметьте, исходила от государства.
Что касается законодательной и судебной базы – происходят позитивные изменения законодательства (возьмите хотя бы №229-ФЗ от 27.07.2010, разрешивший обращение счетов-фактур в электронном виде), суды нарабатывают практику... Думаю, что сейчас настал момент, после которого распространение ЭЦП во взаимоотношениях вежду коммерческими организациями начнет нарастать лавинообразно.

Анонимный пользователь: Предприятия каких сфер деятельности больше остальных практикуют использование ЭЦП в хозяйственных отношениях с контрагентами?

Павел Чижов: Пока наиболее распространено применение ЭЦП предприятиями, совершающими операции на электронных торговых площадках (как государственных, так и B2B). Так что сферы деятельности – торговля, строительство, информатизация и т.п. Но важнее здесь пока все-таки не отрасль, а тип контрагентов (государственные структуры и т.п.). Появление универсальных систем (например, СППДЛ), обеспечивающий электронный документооборот между любыми контрагентами, позволяет распространить ЭЦП на все виды бизнеса.

Анонимный пользователь: Встречались ли в Вашей практике случаи подделки ЭЦП? Или подделать ЭЦП вообще не возможно?

Павел Чижов: Непосредственную подделку ЭЦП не встречал ни разу – для подделки ЭЦП необходимо знание ключевой пары (открытый + закрытый ключи), а их обычно хранят весьма бережно.

А вот использование ЭЦП с аннулированным сертификатом открытого ключа - обычное дело. Сложность заключается в том, что сертификат должен действовать на момент подписания документа (а не на момент проверки достоверности подписи), что требует доказательства времени подписания (время, указанное в ЭЦП документа при подписании, является локальным временем на компьютере подписанта и за доказательство считаться не может). Для предотвращения спорных ситуаций в Системе Подтверждения Подписи Должностных Лиц (СППДЛ) используется сервер меток времени, и при подписании документа на него проставляется метка времени, уже могущая служить доказательством в суде в случае возникновения споров. Правда, СППДЛ и так проверяет статус сертификата пользователя при каждой операции, и лицо с недействительным сертификатом даже не сможет зайти в систему.

Пользователь Дмитрий Олейник: Когда будет утверждена форма электронной фактуры? Не вижу проблемы обмена документами в эл. форме между предприятиями, но есть проблема очень жестких требований к ЭЦП, делающих этот процесс сложным и дорогим. Стоит внести изменения в закон об ЭЦП, упрощающий взаимодействие между фирмами.

Павел Чижов: ФНС должно разработать форму электронного счета-фактуры в ноябре. Ждем... А вот по поводу требований к ЭЦП не могу с Вами согласиться. Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» весьма логичен. Другое дело, что необходимы специальные технические средства для обеспечения требований Закона (Ст.4, в части признания равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи). Система Подтверждения Подписи Должностных Лиц (СППДЛ) ЗАО «НУЦ ЭЦП» и является первым из таких универсальных инструментов, причем общая стоимость услуг СППДЛ весьма невелика.

Пользователь SergStone: Сегодня была интересная история. Ходил в ПФР, принес им распечатанный РСВ-1. Сказали - отправляйте через интернет. В холле ПФР сидит девочка из какого-то ООО и за 60 руб выполняет сию операцию. На мой вопрос обоснования, почему меня заставляют отсылать через инет, отослали к начальнице. Та попросила отослать электронно через девочку, ибо "у нас сверху из Москвы распоряжение". Говорю, ну это наверно, подымать сборы? не, говорит - эта контора, которая отсылает (ООО какое-то) к ПФР отношения не имеет. Поэтому, как я понял, эти деньги конторе идут. Нужно отсылать через интернет, потому что наш президент ратует за модернизацию. Говорю - я не хочу отсылать электронно за 60 руб, к тому же у меня деятельность не ведется.

Она в ответ сказала вообще интересную вещь: если вы такой принципиальный, тогда давайте оформим вам материальную помощь на 60 руб, и ПФР за вас оплатит это все. Я говорю - что, за счет налогоплательщиков мой отчет отправят через инет? Она говорит - нет, на такое дело мы с работников ПФР собираем деньги... Отчет я в итоге не сдал - там ошибка вкралась, но сия ситуация меня и удивила, и расстроила - неужели все так плохо в стране? Или это у нас тут только?

Павел Чижов: Да нет, все не так и плохо. Просто изменение существующей системы документооборота всегда дается непросто, тем более для государственных органов. Поэтому работникам и спускают сверху распоряжения – «Только электронная форма!». Вот и возникают такие ООО... Другой вопрос – как бы эта девочка Ваш электронный документ заверила.

Пользователь Елена72155: ИП через "Контур" сдал персонифицированный отчет 28.07.2010г. С ПФ 07.08.10г. получена квитанция статус отрицательный (не прошла АДВ 6-2), момент получения квитанции упустили. В сентябре отправили заново весь отчет. В октябре ПФ прислал акт и извещение о штрафе за предоставление неполных и недостоверных сведений. (10% от начисленных вносов по акту ПФР)
Можно снизить сумму штрафа, есть ли арбитражная практика? В этой ситуации, на чьей стороне будет суд?

Павел Чижов: По первому впечатлению – суд примет сторону ПФР (сведения не были поданы в срок). Для более точного ответа необходимо знать аргументацию ПФР (содержание акта).

Пользователь Grani_1: Добрый день! Подскажите, пожалуйста, кто знает: заключили договор на ЭДО с "Контуром". В какие инстанции (ИФНС, ПФР, ФСС) и какие сведения нужно подать, с кем заключить договоры для осуществления ЭДО (и каким образом это сделать)?

Павел Чижов: Вопрос, честно говоря, не совсем по адресу. Но для поддержания разговора – вам необходимо подать Заявления в вышеуказанные инстанции и заключить с ними Соглашения об ЭДО. Я полагаю, что техподдержка «Контур-Экстерн» сможет проконсультировать Вас более подробно

Анонимный пользователь: Сколько в реальности стоит регистрация ЭЦП? Почему, на ваш взгляд, в России сейчас такой большой разброс цен на услуги регистрации ЭЦП? Как обстоят дела с конкуренцией на этом рынке?

Павел Чижов: Конкуренция на этом рынке существует, и весьма серьезная, но рынок пока "не устоялся". Это и обуславливает разброс цен – каждый игрок предлагает ЭЦП в сочетании с каким-либо специальным набором дополнительных услуг (связанных, например, с работой электронных торговых площадок), вследствие чего и цены колеблются весьма значительно. Себестоимость регистрации ЭЦП (если речь не идет о дополнительных защищенных носителях ключевой информации и т.п.) минимальна.

Пользователь Mikaa: Скажите, можно ли использовать ЭЦП при регистрации сделок по объектам недвижимости?

Павел Чижов: Да, можно (в том случае, если сделка не требует обязательного нотариального заверения). Учтите, что в этом случае между контрагентами должно существовать соглашение о применении ЭЦП для таких сделок + заверение таких сделок должно быть указано в области применения сертификата ключа ЭЦП. Возможное простое решение – подключение к открытым универсальным системам внешнего документооборота (системам подтверждения подписи должностных лиц).

Анонимный пользователь: Как выбрать? Что должна сочетать в себе лучшая система электронного документооборота?

Павел Чижов: Требований к системе электронного документооборота сравнительно немного. Вот основные из них:
1) Гибкость – система должна быть полностью адаптируема к Вашим бизнес-процессам.
2) Простота внедрения – ресурсные требования (время + финансы) к внедрению системы должны быть возможно меньшими.

3) Надежность – система должна оставаться работоспособной и обеспечивать сохранность информации при любых условиях.
4) Защищенность – Ваши документы должны быть защищены от несанкционированного доступа. Впрочем, это требование относится, скорее, к общей организации IT-инфраструктуры предприятия.

5) Юридическая значимость – возможность заверения документов ЭЦП для придания им юридической силы. Требование не всегда актуально для внутренних систем документооборота, но становится обязательным при организации документооборота между организациями.
Для внутреннего документооборота существует огромное множество систем, в т.ч. с открытым кодом (например, Alfresco). Внешний документооборот – более сложный процесс, и на настоящее время в России большинству указанных требований соответствует только Система Подтверждения Подписи Должностных Лиц ЗАО "НУЦ ЭЦП".

Анонимный пользователь: Как часто вы сталкиваетесь недоверием к документам, представленным в электронном виде? является ли это главной причиной, по которой предприятия не переходят на электронный документооборот?

Павел Чижов: По моему мнению, основным препятствием для перехода на электронный документооборот является не столько недоверие к документу в электронном виде, сколько нежелание нарушать налаженный (пусть и неидеальный) процесс бумажного документооборота. И если документооборот внутри предприятий переводится в электронную форму быстрее (за счет существования, в том или ином виде, вертикальной структуры управления), то документооборот между организациями пока, в основном, производится в бумажной форме.

Система Подтверждения Подписи Должностных Лиц и была создана для того, что минимизировать изменения бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот за счет использования простого интерфейса и возможности работы с любыми форматами документов.

Анонимный пользователь: Как можно организовать ЭЦП для внутренних первичных документов предприятия на списание ТМЦ в производство, формируемых в учетной системе?

Павел Чижов: Существует два пути решения проблемы. Первый - менее удобный - организовать свой корпоративный удостоверяющий центр и выдавать в нем ЭЦП для работников предприятия. При этом технически подписание документов может происходить в системе учета. Основные минусы такого решения - высокие затраты на создание УЦ и необходимость обучения персонала, плюсы - полностью автономная система. Второе решение - более удобное - присоединиться к существующим универсальным системам, обеспечивающим применение ЭЦП для первичных документов. В качестве примера можно привести Систему Подтверждения Подписи Должностных Лиц (СППДЛ). В этом случае процесс выдачи и использования ЭЦП уже не является полностью автономным (используется УЦ оператора СППДЛ и существующий интерфейс), но зато внедрение осуществляется намного проще. В целом второй вариант характеризуется меньшей общей стоимостью владения, особенно для предприятий среднего бизнеса.

Анонимный пользователь: Добрый день. Хотелось бы знать, на каких носителях вы советуете хранить электронную документацию? Существуют ли какие-то специальные типы удобных и безопасных хранилищ в настоящее время.

Павел Чижов: Ответ уместно разделить на две части: аппаратная и программная организация хранения электронных документов. С аппаратной точки зрения современные дисковые массивы с учетом резервного копирования информации обеспечивают весьма высокий уровень надежности. К тому же организация резервного копирования на каждый последующий резервный носитель обеспечивает экспоненциальное возрастание надежности хранилища. С программной точки зрения удобное хранилище можно организовать, воспользовавшись любым (бесплатным или проприетарным) электронным архивом (например, системы STOR-M компании Alee Software). Предотвратить несанкционированный доступ к архиву поможет защита сетевых подключений (например, с использованием виртуальных защищенных сетей) и, в специальных случаях, применение электронных замков.